Cota de aprendiz: o guia definitivo para sua empresa

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Oct 17, 2025 08:16 AM

A cota de aprendiz é uma obrigação legal para empresas de médio e grande porte, determinando a contratação de jovens com idade entre 14 e 24 anos. O percentual varia de 5% a 15% do total de funcionários em funções que exigem formação profissional, o que garante um caminho estruturado para novos talentos entrarem no mercado.

Entendendo a cota de aprendiz na prática

À primeira vista, a cota de aprendiz, criada pela Lei da Aprendizagem (Lei nº 10.097/2000), pode parecer apenas mais uma burocracia. Mas, na verdade, seu propósito é muito mais estratégico. Imagine que ela funciona como uma ponte de mão dupla.

De um lado, os jovens têm a chance de viver sua primeira experiência profissional de forma organizada, unindo o conhecimento teórico dos cursos com a vivência do dia a dia. Do outro, as empresas conseguem formar talentos desde o início, totalmente alinhados à sua cultura e ao que o negócio precisa.

Essa iniciativa vai muito além de apenas cumprir uma regra. É um investimento real no futuro da sua empresa e da sociedade. Ao abrir as portas para aprendizes, sua organização não só reforça seu papel social, mas também renova o ambiente de trabalho com novas ideias, energia e perspectivas.

Qual o objetivo da Lei da Aprendizagem?

O grande objetivo da lei é duplo: combater o desemprego entre os jovens e diminuir a evasão escolar, criando um caminho formal e seguro para o mercado de trabalho. A legislação assegura que o jovem receba uma formação técnico-profissional completa, com direitos trabalhistas garantidos, como carteira assinada e uma jornada de trabalho reduzida e compatível com os estudos.

Para as empresas, a cota se traduz em benefícios que vão muito além da conformidade com a lei. Os pontos mais importantes são:

Desenvolvimento de Talentos: A chance de moldar profissionais desde o começo da carreira, garantindo que eles cresçam com os valores e processos da empresa. É como formar um time em casa.

Inovação e Diversidade: A Geração Z chega com uma mentalidade digital nativa e novas maneiras de resolver problemas, o que pode dar um gás na inovação interna.

Responsabilidade Social Corporativa: Contratar aprendizes fortalece a imagem da sua marca como empregadora e mostra um compromisso real com o desenvolvimento da comunidade local.

Em resumo, a cota de aprendiz não deve ser vista como um custo, e sim como uma oportunidade de ouro para cultivar a próxima geração de profissionais que vão impulsionar o seu negócio. Quando você entende como ela funciona, transforma uma obrigação em uma poderosa ferramenta de gestão de pessoas.

Afinal, sua empresa precisa mesmo cumprir a cota de aprendiz?

Essa é uma das dúvidas mais quentes que chegam ao RH. E a resposta, na maioria das vezes, é mais simples do que parece. A regra geral é clara: qualquer estabelecimento que tenha no mínimo sete funcionários em funções que pedem formação profissional precisa, sim, contratar aprendizes.

Mas calma, não é só sair contando todo mundo na folha de pagamento. O segredo está em olhar para quem faz o quê dentro da empresa. O número total é o ponto de partida, mas a composição do seu time é o que realmente define a obrigatoriedade.

Para descomplicar de vez, dá uma olhada neste infográfico. Ele mostra o caminho das pedras para saber se sua empresa se encaixa na regra.

Como o fluxograma deixa claro, tudo começa com o número de empregados, mas a decisão final passa pelas funções que entram na conta e, claro, pelas exceções previstas em lei.

Quem entra (e quem não entra) na base de cálculo

A base para calcular a cota de aprendizes é formada por todos os empregados cujas funções exigem formação profissional, seguindo a Classificação Brasileira de Ocupações (CBO). Isso, na prática, engloba a grande maioria dos cargos – do pessoal do operacional e técnico até o administrativo.

Só que a lei também é inteligente e tira algumas posições dessa conta para não criar distorções. Ficam de fora do cálculo:

Cargos de direção, gerência ou de confiança: Aquelas posições que envolvem poder de gestão e um alto nível de responsabilidade.

Trabalhadores temporários: Contratados pela Lei nº 6.019/74 para uma demanda específica e passageira.

Funções que já exigem nível técnico ou superior: Cargos como engenheiros, advogados ou técnicos especializados, que já têm uma formação completa.

Os próprios aprendizes já contratados: Eles já fazem parte da solução, então não entram no cálculo para contratar novos.

As exceções que confirmam a regra

A principal exceção à regra geral é um alívio para muitos empreendedores: microempresas (ME) e empresas de pequeno porte (EPP) que optam pelo Simples Nacional não são obrigadas a cumprir a cota. Para elas, contratar um aprendiz é uma escolha, um incentivo, e não uma imposição.

Essa flexibilidade é fundamental. Ela permite que negócios menores abracem o programa de aprendizagem de acordo com sua realidade e estratégia, sem o mesmo peso legal que as empresas de médio e grande porte carregam.

Falando em programa, o Jovem Aprendiz completou 25 anos em 2025 mais forte do que nunca. Só no primeiro trimestre de 2025, o Brasil registrou um salto de 20,3% nas contratações em comparação com o ano anterior, ultrapassando a marca de 127 mil novos contratos. Esse número mostra que as empresas estão cada vez mais engajadas. Você pode ler mais sobre o crescimento do programa e seu impacto no mercado.

Entender esses detalhes é o primeiro passo para garantir que sua empresa não só cumpra a lei e evite multas, mas transforme uma obrigação em uma baita oportunidade para descobrir e formar novos talentos.

Como calcular a cota de aprendiz sem erros

Calcular a cota de aprendiz pode parecer um quebra-cabeça para o RH à primeira vista. Mas, na prática, o processo é bem mais simples do que parece. A chave é seguir uma lógica clara em duas etapas: primeiro, definir a base de cálculo correta e, depois, aplicar os percentuais que a lei exige.

O ponto de partida é identificar o número total de funcionários cujas funções demandam formação profissional. Para isso, a Classificação Brasileira de Ocupações (CBO) funciona como o seu mapa, ajudando a separar o joio do trigo e a entender quais cargos realmente entram na conta.

Pode apostar que a grande maioria das posições, desde assistentes administrativos até operadores de produção, fará parte dessa base. É sobre este total que o cálculo da cota vai acontecer de verdade.

Determinando a base de cálculo correta

Antes de sair multiplicando percentuais, o passo mais importante é "limpar" a sua lista de funcionários. Você precisa excluir aqueles que, por lei, não entram no cálculo. Essa etapa é crucial para evitar erros que podem levar a contratações a mais ou a menos, garantindo que sua empresa fique 100% em conformidade.

As funções que devem ser excluídas da base de cálculo são:

Cargos de gestão e confiança: Pense em diretores, gerentes e outros líderes com poder de decisão. Eles ficam de fora.

Profissionais de nível técnico ou superior: Funções que já exigem uma formação específica, como engenheiros, contadores ou advogados, também não entram.

Trabalhadores temporários: Aqueles contratados sob um regime específico para atender uma demanda pontual não fazem parte da base permanente.

Os próprios aprendizes: Como eles já fazem parte do programa, não faz sentido contá-los novamente para calcular a cota, certo?

Depois de subtrair esses cargos do seu número total de empregados, você chega ao número exato que servirá como base para o cálculo da sua cota. Simples assim.

Aplicando os percentuais mínimo e máximo

Com a base de cálculo em mãos, a matemática fica fácil. A Lei da Aprendizagem determina que a empresa deve contratar um número de aprendizes que corresponda a, no mínimo, 5% e, no máximo, 15% do total de funcionários da sua base.

Uma regra de ouro aqui: se o resultado do seu cálculo der um número quebrado, o arredondamento é sempre para cima. Por exemplo, se a conta resultar em 9,2 aprendizes, a empresa deve contratar 10 para cumprir a lei.

Vamos a um exemplo para deixar tudo ainda mais claro.

Exemplo prático do cálculo da cota de aprendiz

Veja uma simulação do cálculo da cota de aprendiz para uma empresa com 200 funcionários, demonstrando como aplicar os percentuais mínimo e máximo.

Componente do cálculo	Quantidade	Observação
Total de funcionários	200	O quadro total da empresa.
Funcionários excluídos	20	Cargos de gestão e nível superior.
Base de cálculo (200 - 20)	180	O número que será usado para o cálculo.
Cota mínima (5% de 180)	9 aprendizes	O número mínimo de contratações obrigatórias.
Cota máxima (15% de 180)	27 aprendizes	O limite máximo de aprendizes permitido por lei.

Nesse cenário, a empresa precisaria ter entre 9 e 27 aprendizes em seu quadro para estar em dia com a legislação.

Essa flexibilidade entre o mínimo e o máximo é ótima, pois permite que o RH alinhe o programa de aprendizagem não só com a lei, mas também com a estratégia e a capacidade da organização. Assim, a cota de aprendiz é cumprida de forma inteligente e que realmente agrega valor.

Os benefícios que vão além da obrigação legal

Muitas empresas ainda veem a cota de aprendiz apenas como mais uma obrigação legal a ser cumprida. Um checklist a ser ticado. Mas essa visão é limitada e faz o negócio perder uma oportunidade de ouro.

Pense no programa de aprendizagem como um investimento estratégico. É a chance de moldar o futuro da sua empresa de dentro para fora, com um retorno que vai muito além do financeiro, impactando diretamente a cultura e a inovação.

Vantagens financeiras e de talentos

Vamos começar pelo que todo gestor olha com atenção: o bolso. Contratar um aprendiz traz vantagens fiscais bem concretas. A alíquota do FGTS, por exemplo, é de apenas 2%, bem abaixo dos 8% de um contrato CLT padrão. Essa diferença, quando multiplicada pelo número de aprendizes, já representa um alívio e tanto na folha de pagamento.

Mas o grande trunfo está no talento. O programa funciona como um verdadeiro funil de recrutamento. Você tem a chance de acompanhar de perto o desenvolvimento de jovens profissionais por até dois anos, identificando quem tem mais potencial, fit cultural e vontade de crescer com a empresa.

Formar talentos em casa é uma jogada de mestre. Você reduz drasticamente os custos e o tempo com processos seletivos externos e, de quebra, diminui a curva de aprendizado de quem chega. É construir um pipeline de sucessão orgânico, que conhece e respira a sua cultura.

Impulsionando a inovação e a imagem da marca

A energia que os jovens trazem para o ambiente de trabalho é contagiante. Eles chegam com um olhar novo, questionam processos que "sempre foram assim" e trazem na bagagem uma familiaridade natural com as novas tecnologias e tendências. É o gás que faltava para oxigenar as equipes e estimular a criatividade.

Essa diversidade de gerações trocando ideias enriquece o debate e torna a empresa mais forte para resolver problemas. É a mistura de experiências que mantém qualquer negócio competitivo de verdade.

E não se engane, o mercado percebe. Investir na formação de jovens fortalece (e muito) a sua marca empregadora. Uma empresa que oferece um programa de aprendizagem de qualidade é vista como socialmente responsável e um ótimo lugar para se trabalhar. Isso atrai não só os melhores talentos, mas também clientes e parceiros que preferem se conectar com negócios que têm propósito. Para potencializar essa busca, vale a pena conhecer as principais HRtechs de recrutamento do Brasil.

Fiscalização e as consequências de não cumprir a cota

Ignorar a cota de aprendiz é uma aposta arriscada que pode custar muito caro para a empresa, e o impacto vai bem além do financeiro. O Ministério do Trabalho e Emprego (MTE) está cada vez mais eficiente em sua fiscalização, garantindo que as empresas cumpram seu papel na formação de novos talentos.

O processo de fiscalização pode começar com uma simples notificação, mas também acontece por meio de visitas presenciais ou pelo cruzamento de dados, como os que a empresa já envia pelo eSocial. Os auditores fiscais analisam em detalhes a base de cálculo da empresa para ter certeza de que todos os funcionários que contam para a cota foram incluídos e que os percentuais estão sendo respeitados.

As penalidades financeiras e o que elas realmente significam

Não cumprir a cota gera uma multa administrativa pesada, calculada por cada aprendiz que a empresa deixou de contratar. Pior ainda: o valor aumenta em caso de reincidência, transformando o que seria um investimento em talentos em um prejuízo considerável. A lógica por trás da punição é bem simples: fazer com que contratar seja sempre mais vantajoso do que ignorar a lei.

A multa, no entanto, não é o único problema. A irregularidade pode impedir a empresa de obter a Certidão Negativa de Débito (CND), um documento crucial para participar de licitações e conseguir financiamentos. Fora isso, a reputação da marca também sofre um baque, afetando a imagem como um bom lugar para se trabalhar.

Consequências que vão além do bolso

As dores de cabeça por não cumprir a cota de aprendiz podem escalar rapidamente. Além das multas e das restrições para fazer negócios, a empresa corre o risco de enfrentar:

Ações Civis Públicas: O Ministério Público do Trabalho (MPT) pode processar a empresa. Nesses casos, a justiça pode exigir não só o cumprimento da cota, mas também indenizações por danos morais coletivos.

Termos de Ajuste de Conduta (TAC): A empresa pode ser forçada a assinar um TAC, um acordo formal onde se compromete a regularizar a situação. Se descumprir o acordo, as multas são ainda mais severas.

Com uma fiscalização mais atenta e atuante, o Brasil atingiu um marco histórico no primeiro semestre de 2025, com 674.849 jovens aprendizes ativos no mercado. Esse número mostra o esforço conjunto para integrar a nova geração ao mundo do trabalho. Saiba mais sobre esse recorde e o papel da fiscalização. No fim das contas, estar em dia com a cota de aprendiz é proteger o futuro da sua empresa.

Perguntas frequentes sobre a cota de aprendiz

Mesmo com as regras bem definidas, é normal que algumas dúvidas apareçam no dia a dia do RH na hora de lidar com a cota de aprendiz. Para te dar total segurança, reunimos e respondemos aqui as perguntas mais comuns, de forma bem rápida e direta.

Funcionários em home office contam para a cota?

Sim, com certeza. O que importa para o cálculo da cota é a função do colaborador, de acordo com a Classificação Brasileira de Ocupações (CBO), e não o local onde ele trabalha.

Seja no escritório, em campo ou de casa, se a função exige formação profissional, ela entra na base de cálculo. Simples assim.

Qual a duração máxima de um contrato de aprendizagem?

O contrato de aprendizagem foi pensado como uma jornada de formação com começo, meio e fim. Por isso, a regra geral é que ele dure no máximo dois anos.

Existe uma exceção importante: para aprendizes com deficiência, o contrato pode ter um prazo indeterminado. Isso permite que a formação se estenda pelo tempo que for necessário para o desenvolvimento completo do jovem profissional.

A empresa pode escolher o curso do aprendiz?

Não é uma escolha aleatória. O curso precisa ter tudo a ver com as atividades que o aprendiz vai exercer na empresa. A organização tem o papel de matricular o jovem em um curso de formação técnico-profissional de qualidade, oferecido por entidades como o Sistema S (SENAI, SENAC) ou outras instituições credenciadas.

Essa conexão entre o que se aprende na teoria e o que se faz na prática é o que faz o programa realmente funcionar e formar profissionais qualificados para o mercado.

Quais setores mais contratam aprendizes no Brasil?

Historicamente, a indústria sai na frente, muito pela sintonia natural com os cursos técnicos. Logo atrás, vêm os setores de serviços e comércio, que também absorvem muitos jovens.

Dentro dessas áreas, as funções administrativas costumam ser a principal porta de entrada. É uma ótima rampa de lançamento para quem está começando a carreira.

A Academia do Universitário simplifica todo o processo de recrutamento, gestão e desenvolvimento de jovens talentos, garantindo que sua empresa encontre os melhores candidatos e transforme a cota de aprendiz em um verdadeiro diferencial competitivo. Descubra como podemos ajudar sua empresa a se conectar com a nova geração de profissionais.